Sözleşmeye uygun, kayıtlı ve sistematik iletişim, inşaat projelerinde yalnızca “resmiyet” değil, aynı zamanda “risk yönetimi” aracıdır. Her yazı, her onay ve her doküman, gelecekteki bir hak talebi ya da uyuşmazlıkta, yüklenicinin en güçlü savunma unsurudur...
İnş. Y. Müh. Şükrü Yılmaz
Teknik Ofis Müdürü, UET Construction LLC, Taşkent / Özbekistan
İnşaat projeleri, teknik karmaşıklık ve çok paydaşlı yapıları nedeniyle yönetimi en zor sektörlerden biridir. Proje ekipleri sahada ve ofiste eş zamanlı çalışırken, tasarımcılar, yükleniciler, alt yükleniciler ve işveren temsilcileri arasında sürekli bir bilgi alışverişi olur. Bu karmaşa içinde başarının temel unsurlarından biri iletişimdir. Ancak proje dünyasında iletişim yalnızca sözlü veya yazılı bilgi paylaşımı değil; aynı zamanda belgeleme, kanıt zinciri olusturma ve sözleşmeye uygun iletişim yönetimi anlamına gelir. Bu bileşenlerdeki eksiklikler, ilerleyen aşamalarda ciddi hak taleplerine (claim) veya uyuşmazlıklara (dispute) zemin hazırlayabilir.
Nitekim uluslararası araştırmalar, inşaat sektöründe anlaşmazlıkların son derece yaygın olduğunu ortaya koymaktadır. Örneğin, kapsamlı bir rapora göre projelerin yüzde 10 ila 30’unda ciddi uyuşmazlıklar yaşanıyor ve her dört projeden birinde en az bir hak talebi ortaya çıkıyor. Bu anlaşmazlıkların önemli bir bölümünün temelinde, taraflar arasındaki zayıf iletişim ve kayıt eksikliği bulunduğu vurgulanmıştır. Hatalı veya eksik iletişim sadece uyuşmazlıklara değil, aynı zamanda yeniden işlere (rework) de yol açarak projelere maddi yük bindiriyor.
Resmî Yazışmaların Disiplini: “Kiminle, Ne Zaman, Hangi Formatla?”
Bir projenin başarısı, teknik çözümler kadar yazılı iletişim disiplinine de bağlıdır. Resmî yazışmalar -mektuplar, üst yazılar, transmittal (doküman iletim formları), NCR (Uygunsuzluk Raporları) ve RFI (Bilgi Talepleri)- yalnızca bilgi aktarmakla kalmaz, aynı zamanda sözleşmenin uygulanmasında kanıt değeri taşıyan belgelerdir. FIDIC Red Book 2017’nin 1.3 numaralı maddesi (İletişim / Communications) bu konuda çok nettir. “Taraflar arasındaki tüm bildirimler yazılı olarak yapılmalı, kayıt altına alınmalı ve belirlenen adreslere iletilmelidir.”
Bu gereklilik, iletilen her bilginin resmî kayıtlara geçmesini ve muhatabına düzgün şekilde ulaştığından emin olunmasını amaçlar.
Pek çok projede yüklenici taraf, günlük iletişim için e-posta veya anlık mesajlaşma uygulamalarını kullanır. Ancak etkin bir teknik ofis, gayriresmî kanallardaki kritik bilgi alışverişini resmî yazışma düzeneğine taşımayı bilir. Örneğin gönderilecek önemli bir mektup veya rapor önce teknik ofis tarafından formatına uygun hazırlanır ve ekleriyle birlikte iç onay sürecine sunulur. Bu aşamada hem proje müdürünün hem gerekirse merkez ofisin görüş ve onayı alınır. Sonrasında yazı, Doküman Kontrol Merkezi (Document Control Center, DCC) aracılığıyla kayıtlı bir numara ve tarihle işverene resmî olarak iletilir. Bu süreç, bilgi akışını düzenlerken, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda tarafların haklarını koruyacak sağlam bir kayıt zinciri oluşturur.
Nitekim doğru kanaldan iletilmeyen veya onaylanmamış iletişim, ileride “haberimiz yoktu” şeklindeki itirazlar nedeniyle yükleniciyi zor durumda bırakabilir. Örneğin, bir RFI sadece e-posta ile ilgisiz kişilere gönderilip resmi kayıtlara alınmazsa, yüklenici onay aldığını düşünse bile doğru kişi imzalamadığı için ileride anlaşmazlık çıkması kaçınılmazdır. Dolayısıyla tüm kritik yazışmaların sözleşmede tarif edilen usule uygun ve kayıt altında yapılması, her iki tarafın da menfaatinedir.
Claim Süreçlerinde İletişimin Rolü
İnşaat projelerindeki hak taleplerinin (claim) büyük bölümü, iletişim eksikliği veya zamanında yapılmayan bildirimlerden kaynaklanır. Özellikle gecikmeye yol açan veya maliyet artıran bir olay meydana geldiğinde, yüklenicinin bunu sözleşmede öngörülen süre içinde resmî olarak bildirmemesi sık görülen bir hatadır. Sonuçta işveren taraf “bilgilendirilmedim” diyerek süre uzatımı veya maliyet talebini reddedebilir. Uluslararası sözleşme formları bu konuda yükleniciye açık sorumluluk yükler.
FIDIC Red Book 2017 Madde 20.2.1, yüklenicinin olumsuz etki yaratacak bir olayı öğrendikten sonraki 28 gün içinde işverene yazılı bildirimde bulunmasını şart koşar.
Belirtilen süre zarfında yapılmayan bildirimler, kural olarak ilgili hak talebinin geçersiz sayılmasına yol açabilir. Dolayısıyla claim süreçlerinde zamanında ve düzgün içerikle yapılan yazışmalar, yüklenicinin hak kaybına uğramaması için kritik öneme sahiptir.
Sahadan bir örnek vermek gerekirse... Türkiye’deki büyük bir endüstriyel tesis projesinde, türbin binasına ait çelik taşıyıcıların imalatı sırasında, atölye çizimlerinde bazı bağlantı detaylarının eksik olduğu tespit edildi. Şantiye ekibi, olası iş güvenliği ve kalite sorunlarını önlemek amacıyla imalatı geçici olarak durdurdu ve aynı gün içinde işverene durumun teknik bir sorun olduğunu Teknik Sorgu (Technical Query, TQ) formuyla iletti. Bu arada, sözleşme gereği iş programını etkileyebilecek bu durum için Gecikme Bildirimi (Notice of Delay) hazırlanarak DCC üzerinden resmî kanalla gönderildi. İşveren tarafı 10 takvim günü içinde yanıt veremeyince, yüklenici bu kez FIDIC 2017 Madde 20.2.1 uyarınca olası hak talebini resmileştiren bir Olası Hak Talebi Bildirimi (Potential Claim Notice) sundu.
Bu süreçte yapılan tüm yazışmalar, tarih, saat ve referans numarasıyla sistematik biçimde kayıt altına alındı. Sonuç olarak hazırlanan claim dosyasında, yüklenicinin sözleşmedeki bildirim yükümlülüklerini zamanında yerine getirdiğini gösteren en güçlü kanıtlar bu yazışmalar oldu.
Yukarıdaki örneklenen vaka, proje iletişiminin sadece bilgi akışı sağlamakla kalmayıp sözleşmesel hakların takibi için de hayati bir araç olduğunu göstermektedir. Aksi bir senaryoda, yüklenici gecikmeye yol açan olayı yalnızca sözlü veya gayriresmî şekilde dile getirmiş olsaydı işveren “bana bildirilen bir durum yok” diyerek talebi rahatlıkla reddedebilirdi. Bu nedenle claim yönetiminde proaktif ve kayıtlı iletişim, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçilmesi açısından en etkili savunmadır.
Onay Zincirlerinin Yönetimi: “İmza mı Bekliyor, Onay mı Gerekiyor?”
İnşaat projelerinde bir diğer kritik konu, onay zincirinin net tanımlanması ve yönetilmesidir.
Belirsiz veya kontrolsüz onay süreçleri yüzünden belgeler haftalarca bekleyebilir; imalat durma noktasına gelebilir veya ekipman siparişleri gecikebilir. Bu durum, hem projeye zaman kaybettirir hem de taraflar arasında güvensizlik yaratır. Bu nedenle her proje başlangıcında bir Onay Matrisi (Approval Matrix) oluşturulması en iyi uygulamalardan biridir. Bu matriste, her doküman tipi için (örn. shop drawing’ler, malzeme onayları, yöntem bildirimleri) kimlerin onayının gerektiği ve her bir adım için öngörülen azami süre açıkça belirtilir.
Onay zincirinin etkin yönetimi için teknik ofis ve DCC birimi koordineli çalışmalıdır. Her gönderilen dokümanın revizyon numarası, gönderim ve teslim tarihi, onay bekleyen merciler gibi bilgiler DCC tarafından kayıt altına alınmalıdır. Eğer bir onay belli bir süre içinde gelmezse, sistem otomatik veya manuel hatırlatmalarla ilgili tarafları uyarmalıdır. Sözleşmede “belirli süre içinde cevap verilmezse onaylanmış sayılır” gibi bir hüküm (deemed approval) bulunması halinde, teknik ofis bu süreleri dikkatle takip ederek gerektiğinde işi sürdürmek veya ihtar vermek konusunda adım atmalıdır. Böylece belirsizlikten kaynaklanan beklemelerin önüne geçilir.
Net bir onay süreci sayesinde, “Belge X nerede takıldı, kimin imzasını bekliyoruz?” gibi sorular, yerlerini şeffaf bir izleme sistemine bırakır. Bu yaklaşım hem işvereni hem yükleniciyi korur. Onay sürecinin baştan tanımlı olması, karşılıklı güveni artırır ve olası gecikmelerin önüne geçer. Nitekim bir projede onay akışına dair basit bir akış şemasının paylaşılması, ortalama onay süresini 11 günden 3 güne indirmiştir. Bir diğer projede ise onay formlarının Türkçe-İngilizce çift dilli hazırlanması sayesinde uluslararası ekip arasındaki iletişim hızında yüzde 30’luk artış gözlemlenmiştir. Bu tür iyileştirmeler, proje iletişiminin verimliliğini doğrudan etkileyerek sahadaki çalışmalara olumlu yansır.
İletişim, Bir Sözleşme Kapsamıdır
İnşaat projelerinde teknik konular kadar sözleşmeye uygun iletişim disiplini de profesyonelliğin bir göstergesidir. İyi yönetilen bir yazışma ve onay zinciri; proje işleyişine düzen getirir, taraflar arası güveni güçlendirir ve gelecekteki uyuşmazlık ihtimallerini minimize eder.
Sonuç olarak dikkat edilmesi gerekenler:
- Tüm yazışmalar sözleşmeye uygun formatta yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır.
- Onay süreçleri proje başında tanımlanmalı ve şeffaf şekilde işletilmelidir.
- Hak talebi (claim) bildirimleri, sözleşmede belirtilen süre sınırlarına riayet edilerek gerçekleştirilmelidir.
- Bu süreçlerin merkezinde, koordinasyonu sağlayacak yetkin bir teknik ofis departmanı bulunmalıdır.
UYGULAMA ÖRNEKLERİ: GERÇEK PROJE DENEYİMLERİNDEN ÖĞRENİLENLER
Gecikme Bildiriminin Atlanması - Süre Uzatımı Talebinin Reddedilmesi
Proje: Doğalgaz Kombine Çevrim Santrali - Türbin Binası
Durum: Türbin temeli altına yerleştirilecek “anchor bolt” detayları, yayımlanan IFC çizimlerde bulunmadığı için saha imalatı durduruldu. Yüklenici ekip, bu eksikliği sadece WhatsApp üzerinden tasarım ekibine bildirdi; ancak resmî bir “Notice of Delay” yazısı oluşturulmadı.
Ne Yapılmalıydı: FIDIC Red Book 2017 Madde 20.2.1 uyarınca yüklenici, olumsuz etki yaratabilecek bu olayın farkına vardığı tarihten itibaren 28 gün içinde resmî yazılı bildirim (Notice of Delay) sunmalıydı.
Ne Yapıldı: Gayriresmî iletişimle yetinildi, olay “proaktif” biçimde kayıt altına alınmadı
Sonuç: İşveren tarafı, gecikme süresini “yüklenicinin iç koordinasyon eksikliği” olarak yorumladı ve 14 günlük ek süre talebini reddetti.
Onay Sürecinde Belirsizlik - Malzeme Siparişinde Finansal Kayıp
Proje: 220 kV GIS Substation - Ana Trafo Binası
Durum: Façade (alüminyum kompozit panel) alt taşıyıcı sistem onayı, işverenin mühendislik ekibinden 5 haftadır beklenmekteydi. DCC’de takip sistemi olmadığından, yüklenici onay süresinin dolduğunu fark etmedi ve siparişi onay alınmadan başlattı.
Ne Yapılmalıydı: Proje başlangıcında Approval Matrix hazırlanmalı ve DCC yazılımına entegre edilmeliydi. Her dokümanın kime gittiği, hangi revizyonda olduğu ve azami bekleme süresi izlenmeliydi.
Ne Yapıldı: Takip manuel yürütüldü, onay süresi aşıldı.
Sonuç: İşveren onay vermediği için yüklenici üretimi durdurmak zorunda kaldı. 12 ton alüminyum profil yeniden işlenmek zorunda kaldı ve yaklaşık 48 000 USD’lik fire oluştu. Yüklenici, hatayı delil yetersizliği nedeniyle “claim” dosyasına dönüştüremedi.
Eksik Dokümantasyon Nedeniyle Red Edilen Claim
Proje: Kamu Binası Kompleksi - 8 Bina, 450.000 m² inşaat alanı
Durum: Yüklenici, işveren kaynaklı geç yayımlanan shop drawing’ler nedeniyle 45 gün süre uzatımı talebinde bulundu. Ancak claim dosyasında yalnızca genel mektuplar ve e-posta ekran görüntüleri yer aldı; resmî transmittal ve toplantı tutanakları eklenmemişti.
Ne Yapılmalıydı: Her tasarım gecikmesi DCC üzerinden “Design Delay Report” olarak kayıt altına alınmalı, ilgili tarih ve versiyon numarasıyla ilişkilendirilmeliydi. Ayrıca her RFI ve “reply date” bilgisi dokümante edilmeliydi.
Ne Yapıldı: Dağınık e-posta zincirleriyle süreç ilerledi.
Sonuç: İşveren danışmanı (Engineer), talebi “yetersiz kanıt” gerekçesiyle reddetti. Hak kaybı yaklaşık 120.000 USD seviyesinde gerçekleşti.
Başarılı Uygulama: Erken Bildirimle Önlenen Uyuşmazlık
Proje: Endüstriyel Tesis - Soğutma Kulesi
Durum: İşverenin gecikmeli ekipman tedariki, inşaatın ilerleme hızını tehdit etti. Teknik ofis, bu durumu tespit ettiği gün “Potential Delay Notice” hazırlayarak işverene sundu.
Ne Yapıldı: Bildirimde sadece sorun değil, önerilen çözüm de yer aldı: “Kule tabanına ait betonarme imalatlar erken yapılırsa, ekipman tesliminden bağımsız olarak iş programı korunabilir.”
Sonuç: İşveren öneriyi kabul etti, kule temeli öne çekildi. Süre uzatımı gerekmeden problem çözüldü.
Bu örnekler göstermektedir ki; sözleşmeye uygun, kayıtlı ve sistematik iletişim, inşaat projelerinde yalnızca “resmiyet” değil aynı zamanda “risk yönetimi” aracıdır. Her yazı, her onay ve her doküman, gelecekteki bir hak talebi ya da uyuşmazlıkta, yüklenicinin en güçlü savunma aracıdır.
Şantiye® Dergisi ve Dijital Platformları
Daha iyi yapılar için...
8 Aralık 2025
Türkiye'nin en ESKİ ve en çok ZİYARET EDİLEN şantiyesi: ŞANTİYE®...
İnşaata dair "KAYDADEĞER" ne varsa... 1988'den bu yana...
Şantiye®nin ürettiği, derlediği ve yayınladığı içeriklerde öncelik “KAMUSAL YARAR”dır...
Ve yayınlanan içeriğin “ÖZEL” olmasına özen gösterilir...
BASILI DERGİ + E-DERGİ + SANTİYE.COM.TR + SOSYAL MEDYA + DİJİTAL PLATFORMLAR...
İnşaat sektörünün buluşma noktası Şantiye®, “Güven”i temsil eden “Basılı bir Yayın” olma özelliğinin yanı sıra yenilenen web sitesi, Turkcell Dergilik ve Türk Telekom E-Dergi gibi mobil uygulamalardaki varlığı, 42 bin E-Bülten abonesi ve 100 bin sosyal medya takipçisi-bağlantısıyla inşaat sektörünün en önemli iletişim platformlarından biri olmaya her ortamda devam ediyor... 1988'den bu yana...
Şantiye® ayrıca yapı sektörüne "Şantiye'nin Yıldızı Ödülü", "Yılın Yeşil Yapı Malzemesi / Teknolojisi Ödülü" ve "Şantiyeden Kareler Fotoğraf Yarışması" gibi farklı organizasyonlarla da katkı sunuyor.
Şantiye®nin son sayısı da dahil 1988 yılından bugüne kadar yayınlanan TÜM SAYILARINA E-Dergi olarak göz atmak için lütfen tıklayın...
Şantiye®, başta ABONELERİ olmak üzere 2020-2025 yıllarında ilan veren firmalar ABS Yapı, Akyapı, Alumil, Anadolu Motor (Honda), Alkur, Ak-İzo, Altensis, Arbiogaz, Aremas, Arfen, Artus, Assan Panel, Asteknik, Atos, Batıçim, Baumit, Bentley Systems / Seequent, Betek, Betonblock, Borusan CAT, Bosch Termoteknik, Bostik, BTM, Buderus, Bureau Veritas, Chryso, Çimsa, Çuhadaroğlu, Çukurova Isı, Deutsche Messe, Duyar Vana, DYO, Efectis ERA, Ekomaxi, Elkon, Emülzer, Eryap, Filli Boya, Fixa, Fullboard, Form Endüstri Ürünleri, Form Endüstri Tesisleri, Form MHI (Mitsubishi Heavy Industries) Klima, Garanti Leasing, GF Hakan Plastik, Gökçe Brülör, Grundfos, Hannover Fairs, Hilti, IQ Alüminyum (by Deceuninck), İNKA, İntek, İpragaz, İstanbul Teknik, İzocam, İzoser, Kalekim, Knauf, Knauf Insulation, Komatsu, Köster, Kuzu Grup, LG, Marubeni, Masdaf, Master Builders Solutions, MBI Braas, Meiller Kipper (Doğuş Otomotiv), Messe Frankfurt, Messe München/Agora Tur., Mekon, Mitsubishi Chemical, Molecor, Nalburdayim.com, NETCAD, ODE, Ökotek, Özler Kalıp, Özpor, Panasonic, PERI, Pimakina, Polyfibers, Polyfin, Prefabrik Yapı / Hekim Holding, Prometeon, Ravago, Rehau, Saint Gobain Türkiye, Samsung, Saray Alüminyum, Schüco, Selena (Tytan), Sentez Mekanik, Serge Ferrari, Shell, Siemens, Sistem İnşaat, Soudal, Sika, Şişecam, Temsa, TMS, Tekno Yapı, Türk Ytong, Tremco illbruck, Urtim, Vaillant, Vekon, Viessmann, Wermut, Wielton, Wilo, Winsa, XCMG, Xylem ve ZF'nin değerli katkılarıyla hazırlanmaktadır.
ABONE OLMAK İÇİN
Bir yıllık abonelik bedelimiz olan 2.100 TL (6 Sayı, KDV Dahil)'yi TR70 0001 0008 5291 9602 1550 01 IBAN no’lu hesabımıza (Ekosistem Medya) yatırıp; ardından dekontu, açık adresinizi ve fatura bilgilerinizi (şahıs ise TC kimlik no; firma ise vergi dairesi-numarası) santiye@santiye.com.tr adresine e-posta veya 0532 516 03 29 no’lu telefona WhatsApp / SMS aracılığıyla ulaştırabilirsiniz.
